Для удобства пользователей в программе ПРОСТОР:ЕГАИС создан документ «Инвентаризация«.

Этот документ позволяет произвести пересчет текущих остатков, сравнение фактических остатков с остатком ЕГАИС, и как результат — списание и оприходование расхождений остатков для приведения их к единому значению.

Внимание! Перед началом инвентаризации убедитесь что дата и время обновления остатков в ЕГАИС максимально приближена к текущему времени.

Учтите! Для успешного проведения инвентаризации маркированного алкоголя, программа должна получить все остатки марок (остатки 3 регистра, помарочного учета). Если программа установлена давно (более 2 недель), то марки уже обновлены. Но если программу установили только что, то необходимо время, чтобы программа получила остатки помарочного учета. ЕГАИС передает данные раз в 30 минут по одной справке Б. То есть время которое надо ждать (не выключая программу) равно — количество справок Б на остатках * на 30 минут.

Начало инвентаризации #

Для перехода к инвентаризациям нажмите кнопку «Инвентаризация» на закладке «Остатки«.

Вы попадете в список ранее созданных инвентаризаций. Далее, можете выбрать существующую (для продолжения инвентаризации) или создать новую инвентаризацию, нажав кнопку «Новая инвентаризация«.

Обратите внимание! Программа сохраняет процесс проведения инвентаризации. Вы всегда можете прерваться, выйти из инвентаризации и перезапустить программу. Введенные данные не потеряются.

После выбора инвентаризации откроется начальная страница инвентаризации:

В этом окне вы видите статус инвентаризации и кнопки для создания актов списания и постановки на баланс в ЕГАИС. После завершения пересчета необходимо создать эти документы для выравнивания остатков. Статус обработки этих документов можно отследить на закладке «Документы» основной формы.

Поле «Комментарий» служит для удобной идентификации инвентаризации. Здесь можно указать, например, номер стеллажа или вид продукции пересчитанной этой инвентаризацией.

Поле «Фильтр по коду АП» служит для установки фильтра при заполнении строк инвентаризации. Установите его если хотите провести инвентаризацию по определенному виду продукции. Например — 200 (код АП для водки).

В верхнем-правом углу находится кнопка удаления инвентаризации и вызова виртуальной клавиатуры.

Пересчет остатков #

Для начала работы с остатками нажмите «Перейти к строкам инвентаризации«. Откроется окно ввода строк.

Вводить данные об остатках вы можете несколькими способами:

  • Заполнить строки по остаткам ЕГАИС (рекомендуем). Нажмите кнопку «Загрузить остатки ЕГАИС — Установить фактическое кол-во равным нулю«. Документ будет заполнен по данным о текущих остатках в ЕГАИС. Для продукции без марок вам надо указать фактическое количество, для этого выберите строку с товаром и в следующем окне укажите фактический остаток. Нажмите кнопку «Сохранить«. Для крепкого алкоголя с маркой необходимо считать все марки со всех бутылок на остатках. 
  • Добавлять товар построчно. Нажмите кнопку «Добавить товар«. В следующем окне выберите товар и справку Б остатка товара в ЕГАИС. Укажите текущий остаток и сохраните строку. Для обновления остатка ЕГАИС нажмите кнопку «Обновить остатки ЕГАИС«. Эта кнопка заполняет по текущим строкам остаток ЕГАИС, при этом не создает новых строк, а работает только с ранее созданными.
  • Считывать акцизные марки с бутылок. С помощью сканера 2d штрихкодов вы можете «пропикать» все бутылки на остатках. Для этого, находясь в списке строк, считывайте акцизную марку. Если марка обработана успешно, то программа сама добавит товар в строки или увеличит текущее количество по уже созданной строке. При этом появится сообщение о статусе обработки. Программа сохраняет все считанные марки и не позволит дважды считать одну и ту же марку.

При загрузке остатков ЕГАИС в строки загружаются остатки только по 1 регистру. Если у вас есть остатки на 2 регистре (магазин), то выполните списание таких остатков заранее — проводить инвентаризацию по товарам 2 регистра нет смысла, ЕГАИС не позволит выполнить продажу таких товаров.

Очень важно понимать, что для списания крепкого алкоголя с маркой обязательно необходимо считывать каждую марку на остатках. Дело в том, что для списания алкоголя с акцизными марками необходимо в обязательном порядке указать какие именно марки мы списываем, даже если их у вас уже нет. ПРОСТОР знает какие марки числятся на остатках в ЕГАИС, программа их сравнивает с теми, что вы считали в процессе инвентаризации и путем исключения выбирает те марки которых нет на остатках.

Обратите внимание! Товары, наименование которых отсутствует в инвентаризации, не попадают в акты списания и постановки на баланс. Если вы хотите чтобы товар списался (например если он полностью распродан) его нужно добавить в инвентаризацию с фактическим остатком 0. 

Для обновления данных об остатках ЕГАИС в строках нажмите «Загрузить остатки ЕГАИС — Обновить остатки ЕГАИС» — эта операция не меняет фактический остаток, а только перезаполняет остаток ЕГАИС.

После пересчета в списке строк инвентаризации вы видите:

  • Индикатор соответствия остатков. «Зеленая галочка» — остатки соответствуют, «Минус» или «Плюс» — имеются расхождения.
  • Наименование товара и производитель.
  • Остаток ЕГАИС и фактически введенный остаток.
  • Если имеются расхождения — размер отклонения остатков. Число с «+» необходимо поставить товар на баланс. Число с «-» необходимо списание товара.

Особенности учета вскрытых марок в общепите #

Если торговая точка работает по правилам общепита, то у нее на остатках могут быть марки по частично проданным бутылкам. То есть, марка числится на остатках, но из бутылки 500 мл. осталось 200 мл. Такие остатки остаются в ЕГАИС до момента полного списания объема бутылки.

Такие марки невозможно списать обычным актом списания со склада. ЕГАИС выдаст ошибку, что произошла «Попытка полного списания штрихкода после его продажи в общепите«. Это значит, что по этой марке была частичная продажа в миллилитрах.

Последовательность действий для марок в общепите:

  • Убедитесь, что в «Настройки — Алкоголь» включен переключатель «Режим учета алкоголя в общественном питании«
  • Проверьте чтобы был выполнен запрос марок на остатках после включения опции «Режим учета алкоголя в общественном питании». В этом режиме ПРОСТОР запрашивает помимо самих марк еще и остаток по вскрытым бутылкам. Если опцию только включили, то придется выполнить перезапрос марок и ждать пока придут марки с частичным остатком во вскрытых бутылках.
  • При инвентаризации надо «пропикивать» в том числе и бутылки, которые вскрыты, но в них есть остатки алкоголя, и вы планируете еще продавать эти остатки.

Списание излишков и оприходование недостачи #

Для окончательного выравнивания остатков — вернитесь на первое окно инвентаризации. Для корректировки остатков служат кнопки «Списать недостачу«, «Списать недостачу вскрытых марок» (появляется если включен учет алкоголя в кафе) и «Оприходовать излишки«.

Кнопка «Списать недостачу» формирует акт списания со склада. В него попадают только не вскрытые марки (если используется учет в алкоголя общепите). Программа подбирает марки на списания исходя из марок на остатках в ЕГАИС.

Кнопка «Списать недостачу вскрытых марок» формирует акт списания вскрытых марок в миллилитрах. Этим актом списываются все вскрытые марки, которые не были «пропиканы» при инвентаризации.

При формировании списания программа подготавливает акт списания и отображает документ для проверки и отправки.

Вы видите наименование товаров и количество к списанию.

Проверьте данные к списанию и нажмите кнопку «Отправить документ«. Попадете в окна заполнения реквизитов документа.

Укажите «Основание для списания«. Это уточнение причины списания для ЕГАИС.

Если включите переключатель «При ошибке исправить и переслать акт автоматически«, то программа будет проверять ошибки от ЕГАИС и будет автоматически удалять ошибочные строки из акта и отправлять акт повторно.

Опция «Разбить отправку по строкам» позволяет отправить каждую строку отдельным актом.

Нажмите «Отправить акт списания» для отправки списания в ЕГАИС.

При успешной отправке поменяется признак отправки акта. Статус отправленного акта вы сможете узнать в разделе «Документы«.

Проверка результата обработки документов системой ЕГАИС #

  • Обновите остатки (обратите внимание на ограничение ЕГАИС — остатки можно обновить не чаще 1 раза в 1 час).
  • Можно зайти в инвентаризацию и обновить остатки ЕГАИС. В результате вы увидите исправлены ли отклонения в остатках.